¿Dudas para realizar el documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar?
Consecuentemente con nuestro artículo anterior de documento soporté, (Que se realizó en VALTIA, Clic aquí) en el cual vimos la importancia y reglamentación de esta nueva exigencia por parte de la DIAN, y a través del cual sirvió como medio para generar dudas e interrogantes por parte de nuestros lectores y clientes, queremos darle respuesta a las preguntas más frecuentes y generalizadas que surgieron entre estos
- ¿Qué es documento soporte a no obligados a facturar?
Es el documento mediante el cual el comprador representa y legaliza sus adquisiciones de bienes o servicios, realizadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente. De acuerdo con el artículo 3 de la resolución 167.
2. ¿Cuáles son los beneficios de utilizar estos documentos soportes?
Igualmente, el artículo anterior nos muestra que por medio de este documento podremos descontarnos los costos y deducciones o impuestos descontables, generados con los sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
3. ¿Cuándo comienza la transmisión del documento soporte electrónico?
Gracias a la resolución No. 00488 del 29 de abril de 2022, la DIAN, amplió el plazo que estaba para el 1 de mayo de 2022 al 1 de agosto de 2022, para el inicio de la generación y transmisión de forma electrónica de este documento.
4. ¿Si no soy responsable de IVA, pero declaro renta, debo elaborar documento soporte con no obligados a facturar?
Ten presente que la obligatoriedad para hacer parte del ecosistema electrónico de la DIAN, no se fundamenta en la responsabilidad del IVA, si no, por el tope de ingresos brutos totales del año anterior o en el año en curso, los cuales deben ser inferiores 3.500 Unidades de Valor Tributario –UVT- (para el año 2022 son $133.014.000). Según el artículo 7 resolución Nº 000042 del 2020. Por lo que para el caso puntual del documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, se deberá transmitir electrónicamente si superas este valor de ingresos, de lo contrario se deberá seguir haciendo manualmente (y con resolución autorizada por la DIAN) como se hace hasta la fecha.
5. ¿Requisitos que debes cumplir para enviar electrónicamente el documento soporte electrónico?
Recordemos que como este documento hace parte del Ecosistema de Facturación Electrónica creado por la DIAN, se deberá surtir el mismo proceso que se ha realizado con documentos como la factura y la nómina electrónica:
- Registro en la DIAN: debes estar inscrito en la página de la DIAN tanto en la parte operativa del Muisca como en la de Facturación electrónica.
- Informar el medio por el que lo vas a hacer: igualmente se permitirá el uso de un software propio, de un proveedor tecnológico o de la solución gratuita de la DIAN.
- Realización de pruebas: deberás enviar unos documentos “ficticios” por el medio escogido anteriormente, para demostrar a la administración la eficiencia y eficacia del sistema.
- Paso a Producción: después de superar exitosamente estas pruebas, podrás iniciar con el envío de la información conforme con el giro ordinario de la organización.
6. ¿Para iniciar la emisión del documento soporte, iniciaría con un nuevo consecutivo o con el que actualmente manejamos?
Respecto al consecutivo que debe contener este documento, la resolución no contempló cambios al respecto, por lo que si ya se cuenta con una resolución autorizada por parte de la DIAN para documento soporte, se puede continuar con el mismo consecutivo o si el contribuyente lo desea, puede inhabilitar los comprobantes que le quedaron en blanco de la resolución inicial y solicitar un prefijo nuevo para iniciar dicho control.
7. ¿El contribuyente inscrito en el régimen simple de tributación, requiere expedir el documento soporte a no obligados a facturar?
Como vimos anteriormente, este documento soporte es necesario para que se puedan descontar los costos y deducciones o impuestos descontables en las declaraciones tributarias, pero de acuerdo con la normatividad vigente del régimen simple, este régimen tributa sólo por sus ingresos, por lo que no necesitaría descontarse costos o deducciones y por consiguiente no habrá necesidad de transmitir dicha información.
8. ¿En la prestación de un servicio en el exterior (como FaceBook, Instagram, Google, Linkedin), que documento me sirve como soporte de costo y gasto?
Teniendo en cuenta que los contribuyentes que prestan dichos servicios no expiden factura electrónica, si será necesario legalizar estos pagos con el documento soporte electrónico.
9. ¿Los gastos financieros, que únicamente aparecen en el extracto bancario, dígase, cuota de manejo y comisiones, se pueden llevar como costo o deducción con el soporte del extracto bancario? ¿O se debe hacer documento soporte también?
10. ¿Las boletas de cine las causo en un documento soporte?
11. ¿El documento de cobro por servicios públicos, lo causo como una factura de gasto en un documento soporte?
Todos estos documentos mencionados en las tres preguntas anteriores y otros 9 documentos más, descritos en el artículo 13 de la resolución 42 de 2020, se pueden seguir contabilizándose o causándose como una factura de compra o gasto normal, sin necesidad de utilizar el documento soporte electrónico, debido a que dichos documentos son la excepción a la norma citada, y se deberán establecer otros mecanismos para poder que ingresen al ecosistema electrónico de la DIAN.
12. ¿Si la empresa me entrega un soporte POS por combustible para causar y no la factura, en donde lo causó? ¿Cómo no deducible? ¿O en documento soporte?
Los documentos POS actualmente ya no tienen validez fiscal para el comprador, por lo que si no se realiza el cambio de este por una factura electrónica, este gasto deberá ser tratado como un gasto no deducible, por lo cual no tiene relevancia que sea representado en un documento soporte. De acuerdo con el artículo 85 de la resolución 42 de 2020.
Es así como con estas preguntas esperamos haber aclarado sus dudas e inquietudes respecto a este tema que cada vez cobra más relevancia, y que por supuesto seguiremos hablando de el, para que su implementación sea adecuada y conforme a la ley. Igualmente, consideramos apropiado este espacio para agradecer a todos nuestros lectores y clientes por la confianza depositada, seguirnos en nuestras redes y compartirnos sus dudas, para hacer de estos artículos un medio enriquecedor para todos y a su vez, sirva como medio en dos vías de comunicación. Además, queremos contarles que ya tenemos disponible nuestra solución Valtia para transmitir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, por lo que desde ahora puedes empezar tu implementación con nosotros y no dejar perder estos costos y gastos. ¡Escríbenos o llámanos ya!
Autor:
Jeison León Vélez
Contador Público
